KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla ACU NeuroConnect organizasyon ekibi tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Etkinliğe başvurmanız, iletişim kurmanız veya etkinliğe katılmanız halinde aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:

• Kimlik bilgileri: ad, soyad
• İletişim bilgileri: e-posta adresi, telefon numarası
• Eğitim / mesleki bilgiler: üniversite, bölüm, eğitim düzeyi, kurum, unvan
• Başvuru bilgileri: katılım türü, poster başlığı ve özeti, yazar bilgileri, yüklenen dosyalar
• Ödeme bilgileri: ödeme türü ve dekont görseli (kart bilgileri saklanmaz)
• Etkinlik bilgileri: giriş (check-in) kaydı, çekiliş ve ödül kayıtları, değerlendirme sonuçları
• Görsel ve işitsel kayıtlar: etkinlik alanında çekilen fotoğraf ve video kayıtları
• Teknik veriler: web sitesi ziyaretlerine ilişkin sayfa görüntüleme ve cihaz/tarayıcı bilgileri

3. İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz; etkinliğin planlanması, duyurulması, yürütülmesi ve sonrasındaki süreçlerin tamamlanması ile katılımcılarla iletişimin sürdürülmesi amaçlarıyla, KVKK madde 4'te öngörülen genel ilkelere uygun olarak ve aşağıda sayılan amaçlarla sınırlı şekilde işlenmektedir:

• Etkinlik başvurusunun alınması, değerlendirilmesi, onaylanması ve katılımcı listesinin oluşturulması
• Katılım belgesi, bilet ve QR kodun oluşturulması; etkinlik günü giriş kontrolü ve yaka kartı hazırlanması
• Poster özetlerinin bilimsel değerlendirmesi; kabul edilen posterlerin etkinlik programı, özet kitapçığı ve web sitesinde başlık ve yazar adıyla yayınlanması
• Poster ödülleri ve çekilişlerin yürütülmesi; kazananların etkinlik alanında, web sitesinde ve sosyal medya hesaplarımızda ad-soyad ve kurum bilgisiyle duyurulması
• Katılım sertifikası düzenlenmesi ve iletilmesi
• Etkinlik fotoğraf ve video kayıtlarının tanıtım amacıyla web sitesi, sosyal medya ve basılı materyallerde kullanılması
• Başvuru durumu, program değişiklikleri ve etkinlik öncesi/sonrası bilgilendirmelerin e-posta ve telefon ile iletilmesi
• Sonraki ACU NeuroConnect etkinlikleri ve ilgili bilimsel faaliyetler hakkında bilgilendirme yapılması
• Ödeme takibi, muhasebe ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Katılımcı istatistiklerinin oluşturulması ve etkinliğin geliştirilmesi amacıyla anonim analizler yapılması
• Web sitesinin güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi

4. Hukuki Sebep ve Toplama Yöntemi

Kişisel verileriniz; etkinlik başvuru formu, iletişim formu, e-posta yazışmaları ve etkinlik alanındaki kayıt süreçleri aracılığıyla elektronik veya fiziki ortamda toplanmaktadır. Veriler KVKK madde 5 kapsamında "bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması", "veri sorumlusunun meşru menfaati", "hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi" ve "ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması" hukuki sebeplerine; fotoğraf/video kullanımı ile sonraki etkinlikler hakkında bilgilendirme ise başvuru sırasında verdiğiniz onaya dayanılarak işlenmektedir.

5. Aktarım

Verileriniz; etkinliğin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde organizasyon ekibi, bilimsel değerlendirme kurulu, etkinliğe destek veren kurum ve proje ortakları (yalnızca katılımcı sayısı gibi toplu istatistikler düzeyinde), sertifika/baskı hizmeti sağlayıcıları ile barındırma ve e-posta altyapısı sağlayıcılarıyla paylaşılabilir. Ödül ve poster duyuruları kapsamında ad-soyad, kurum ve çalışma başlığı kamuya açık mecralarda yer alabilir. Bunun dışında verileriniz üçüncü kişilere aktarılmaz, satılmaz ve ticari amaçla kullanılmaz.

6. Haklarınız

KVKK madde 11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, işlemeye itiraz etme ve zarara uğramanız halinde giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Fotoğraf/video ve bilgilendirme iletileri için verdiğiniz onayı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

Taleplerinizi info@acuneuroconnect.com adresine iletebilirsiniz; başvurunuz en geç 30 gün içinde yanıtlanır.

7. Güncellemeler

Bu aydınlatma metni etkinlik süreçlerindeki değişikliklere göre güncellenebilir; güncel metin her zaman bu sayfada yayınlanır.